Tradycyjne sposoby przechowywania dokumentów pełne są wad. Papierowe arkusze czasem bardzo trudno zlokalizować pośród nawału blankietów i rozmaitych innych papierowych elementów zalegających w przepastnych szafkach. Dokumenty trudno zorganizować tak, by znalezienie istotnych w danym momencie informacji nie [przynosiło|dawało|przysparzało} sporych problemów. Ponadto fakr, że składowanie i przechowywanie dokumentów generuje szereg problemów. Wymaga to w końcu dużej przestrzeni biurowej i ludzi którzy się tym zajmą, a to generuje kolejne|następne} koszty. Dlatego słusznym wyjściem jest archiwizacja tego co się da w wersji elektronicznej.